Wann müssen wir Daten löschen bzw. wie lange müssen wir sie im Unternehmen aufbewahren?
| Prozesse / Dokument | Aufbewahrungsfrist |
| Abhängigkeitserklärungen | 10 Jahr |
| Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen | 10 Jahr |
| Abrechnungsbelege | 10 Jahr |
| Abtretungserklärungen | 6 Jahr |
| Akkordunterlagen | 10 Jahr |
| Akkreditive | 6 Jahr |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 10 Jahr |
| An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 Jahr |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | nach Angebotsabsage |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 Jahr |
| Angestelltenversicherung | 10 Jahr |
| Anhang | 10 Jahr |
| Anlageverzeichnisse | 6 Jahr |
| Anleihebücher | 10 Jahr |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 Jahr |
| Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 10 Jahr |
| Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung | 10 Jahr |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 Jahr |
| Außendienstabrechnungen | 10 Jahr |
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahr |
| Bahnabrechnungen | 10 Jahr |
| Bahnfrachtbriefe | 6 Jahr |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 Jahr |
| Bankbürgschaften | 6 Jahr |
| Bauakten | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Bauantragskostennachweise | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Baubeschreibungen | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Baubücher | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Baugenehmigungen | (Lebensdauer des Bauwerks) |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 Jahr |
| Belastungsanzeigen (intern und extern) | 10 Jahr |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahr |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 Jahr |
| Beteiligungsunterlagen | 10 Jahr |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 Jahr |
| Betriebskostenabrechnungen | 10 Jahr |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 Jahr |
| Bewertungsunterlagen | 10 Jahr |
| Bewirtungsunterlagen | 10 Jahr |
| Bilanzanlagen | 10 Jahr |
| Bilanzen | 10 Jahr |
| Buchungsanweisungen, Buchungsbelege | 10 Jahr |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 6 Jahr |
| Carnet-Zolldokumente | 6 Jahr |
| Clearing-Belege | 10 Jahr |
| Clearingauszüge | 6 Jahr |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 10 Jahr |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 10 Jahr |
| Datensicherungen | 10 Jahr |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 Jahr |
| Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten | 10 Jahr |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 10 Jahr |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle | 10 Jahr |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 6 Jahr |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 10 Jahr |
| Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze | 10 Jahr |
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich | 10 Jahr |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch | 10 Jahr |
| Einfuhrunterlagen | 6 Jahr |
| Eingangsrechnugnen | 10 Jahr |
| Einheitswertunterlagen | 10 Jahr |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 Jahr |
| Exportunterlagen | 6 Jahr |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahr |
| Feuerversicherungsunterlagen | 6 Jahr |
| Frachtbriefe | 6 Jahr |
| Freistempelabrechnungen | 10 Jahr |
| Gehaltslisten | 10 Jahr |
| Geschäftsberichte | 10 Jahr |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahr |
| Geschenknachweise | 10 Jahr |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 10 Jahr |
| Gewerbesteuerunterlagen | 10 Jahr |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 Jahr |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 Jahr |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 Jahr |
| Gutachten | 10 Jahr |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 10 Jahr |
| Handelsbriefe | 6 Jahr |
| Handelsbücher | 10 Jahr |
| Handelsregisterauszüge | 10 Jahr |
| Hauptabschlussübersicht | 10 Jahr |
| Hauptbücher | 10 Jahr |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 Jahr |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 Jahr |
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 10 Jahr |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 Jahr |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 Jahr |
| Investitionszulagen Unterlagen | 6 Jahr |
| Jahresabschluss | 10 Jahr |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 Jahr |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 Jahr |
| Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern | 10 Jahr |
| Kalkulationsunterlagen | 10 Jahr |
| Kassenberichte | 10 Jahr |
| Kassenbücher und -blätter | 10 Jahr |
| Kassenzettel | 10 Jahr |
| Kontenpläne und -änderungen | 10 Jahr |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 10 Jahr |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 Jahr |
| Kostenträgerrechnungen | 10 Jahr |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 10 Jahr |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 Jahr |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahr |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 6 Jahr |
| Kurzarbeitergeldlisten und Anträge | 6 Jahr |
| Ladescheine | 10 Jahr |
| Lagebericht | 10 Jahr |
| Lagerbücher | 10 Jahr |
| Lastschriftanzeigen | 10 Jahr |
| Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 6 Jahr |
| Leergutabrechnungen | 6 Jahr |
| Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) | 10 Jahr |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 10 Jahr |
| Lohnkontenarten, Lohnbelege | 10 Jahr |
| Lohnlisten | 10 Jahr |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 10 Jahr |
| Luftfrachtbriefe | 6 Jahr |
| Mahnvorgänge, Mahnbescheide | 6 Jahr |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 10 Jahr |
| Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 Jahr |
| Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahr |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 Jahr |
| Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahr |
| Nebenbücher | 10 Jahr |
| Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung | 6 Jahr |
| Organisationsunterlagen und -pläne | 10 Jahr |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege;nach Vertragsende) | 10 Jahr |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe;nach Vertragsende) | 6 Jahr |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents | 6 Jahr |
| Patientenakten in Arztpraxen | 10 Jahr |
| Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 Jahr |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 10 Jahr |
| Pfändungsunterlagen | 10 Jahr |
| Postquittungsbücher | 10 Jahr |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahr |
| Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 10 Jahr |
| Protokolle (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahr |
| Protokolle zu Abfrage in automatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahre |
| Protokolle zu Erhebungen inautomatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahre |
| Protokolle zu Kombination in automatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahre |
| Protokolle zu Löschungen in automatisierten Verarbeitungssystemen (Löschprotokolle) | 1 Jahre |
| Protokolle zu Offenlegung, einschließlich Übermittlung, in automatisierten Verarbeitungssystemen | 1 Jahre |
| Protokolle zu Veränderung in automatisierten Verarbeitungssystemen (Revisionsmanagament) | 1 Jahre |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 Jahr |
| Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10 Jahr |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 Jahr |
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 Jahr |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 Jahr |
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 10 Jahr |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss | 6 Jahr |
| Reisekostenabrechnungen | 10 Jahr |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 Jahr |
| Saldenbilanzen | 10 Jahr |
| Saldenlisten | 10 Jahr |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 Jahr |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahr |
| Schriftwechsel | 6 Jahr |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 6 Jahr |
| Schuldtitel | 10 Jahr |
| Spendenbescheinigungen | 10 Jahr |
| Steuerunterlagen | 10 Jahr |
| Telefonkostennachweise | 10 Jahr |
| Transportschadenunterlagen | 6 Jahr |
| Überstundenlisten | 10 Jahr |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 Jahr |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 Jahr |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 Jahr |
| Verkaufsbücher | 10 Jahr |
| Vermögensverzeichnis | 10 Jahr |
| Versand- und Frachtunterlagen | 10 Jahr |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 Jahr |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 10 Jahr |
| Versteigerungsunterlagen | 6 Jahr |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) | 6 Jahr |
| Viehregister | 10 Jahr |
| VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 Jahr |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 Jahr |
| Wechsel | 10 Jahr |
| Weihnachtsgratifikation | 10 Jahr |
| Werbegeschenkenachweise | 10 Jahr |
| Werbekostenbelege | 10 Jahr |
| Wertberichtigungsunterlagen | 10 Jahr |
| Wildhandelsbücher | 10 Jahr |
| Zahlungsanweisungen | 10 Jahr |
| Zessionen | 6 Jahr |
| Zinsabrechnungen | 10 Jahr |
| Zollbelege | 10 Jahr |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 Jahr |
| Zustellungsquittungen | 6 Jahr |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 Jahr |